Schwierige Gespräche selbstbewusst meistern

Schwierige Gespräche selbstbewusst meistern

 

Mal ehrlich: Vor wievielen Gesprächen hast du dich schon gedrückt?

Also, wenn ich ehrlich sein soll: Es gibt so einige Unterhaltungen, die ich auf die lange Bank geschoben habe. Warum? Weil es schwierige Gespräche waren. Und ich einfach nicht wusste, wie ich’s anpacken soll.

Kennst du das? Bestimmt. Denn es gibt so viele Situationen, die wir schwierig finden: Einen Konflikt ansprechen, den Chef um mehr Gehalt bitten, einen unzufriedenen Mitarbeiter ins Boot holen, den Mann um mehr Unterstützung bitten, ….

 

Woher kommt es, dass uns manche Gespräche „schwierig“ erscheinen?

Nun, darauf gibt es nicht DIE eine pauschale Antwort. Dahinter können die unterschiedlichsten, persönlichen Gründe stecken. Sehr häufig liegt es aber daran:

Das Thema erscheint schwierig.

Manchmal erscheint uns ein Gespräch schwierig, weil uns das Thema unangenehm ist. Oder weil wir davon ausgehen, dass es unserem Gegenüber unangenehm ist. Ein Beispiel könnte sein, dass du einen Mitarbeiter auf Fehler oder häufige Fehlzeiten ansprechen musst. Das ist dir unangenehm und so entsteht das Gefühl: Echt schwierig! Es könnte aber auch sein, dass du zum Beispiel einen Kunden darauf ansprechen willst, dass er Termine häufig kurzfristig absagt. Du denkst, das wird ihm unangenehm sein und stellst dir vor, wie enttäuscht oder verärgert er/sie reagiert. Das willst du natürlich nicht, also erscheint dir das gesamte Gespräch als schwierig.

 

Wir halten den Gesprächspartner für „schwierig“

Es gibt Menschen, mit denen fällt es uns schwer, zu kommunizieren. Wir finden keinen gemeinsamen Nenner, haben das Gefühl, nicht verstanden zu werden oder den Anderen nicht zu verstehen. Oder, wir scheuen uns vor dem Gespräch, weil der Gesprächspartner ruppig, unfreundlich, anstrengend oder einfach nur nervig ist.

 

Wir glauben, es wird „schwierig“, unser Gesprächsziel zu erreichen

Ein Gespräch erscheint uns als schwierig, wenn wir das Gefühl haben, wir könnten uns noch so anstrengen, aber es wird richtig scher werden…

• Das Gegenüber von unserer Idee zu überzeugen
• Dem Kunden unser Angebot zu verkaufen
• Den Chef von einer Gehaltserhöhung zu überzeugen
• Den Mitarbeiter zu einer gemeinsamen Lösung zu bewegen

 

Oft ist es nur ein bestimmter Aspekt des Gesprächs, der uns als „schwierig“ erscheint. Die Sorge darum bauscht sich auf – und schwupps! erscheint uns das gesamte Gespräch als „schwierig“. Was dann passiert kennst du sicherlich: Wir schieben die Unterhaltung lange, sehr lange und richtig, richtig lange vor uns her. Doch damit löst sich das Problem selten. Im Gegenteil: Das Thema sitzt uns im Nacken, und unsere Unzufriedenheit wird immer größer.

Ich weiß genau, wie beschissen sich diese Zerrissenheit anfühlt: Einerseits weiß man, da ist ein Thema, das geklärt werden will. Gleichzeitig scheint das Gespräch so schwierig, dass man sich ständig fragt: Wie sag ich’s bloß?

Aber das muss nicht so sein! Es gibt ein paar einfache Tricks. Wenn du dir die zu Herzen nimmst, wuppst du selbst schwierige Gespräche viel leichter!

Wie das geht, erfährst du hier:

 

Erkenne die Ursache

So wie oben beschrieben, hat jedes schwierige Gespräch einzelne kleine Aspekte, die es schwierig erscheinen lassen. Finde heraus, was die Ursache für deine Zweifel ist.

Das kannst du jetzt tun:

1. Das Thema erscheint dir als „schwierig“

Ja, ich kenne das: Im Job gibt es immer wieder Themen, die wir ansprechen müssen, obwohl es uns dabei die Nackenhaare aufstellt. Ich könnte jetzt sagen: „So ist das eben. Als Chefin/Unternehmerin musst du da halt durch.“ Aber das ist nicht meine Art. Ich möchte es dir lieber leicht machen. Daher mein Tipp: Frage dich:

• Warum ist es GUT dieses Thema anzusprechen?
• Warum ist es WICHTIG (für mich und meinen Gesprächspartner) eine Lösung für dieses Thema zu finden?
• Warum ist es SINNVOLL, dieses Thema jetzt zu klären?

Vielleicht erscheinen dir diese Fragen im ersten Moment banal – und du denkst dir: Was soll diese Frage? Ist doch eh klar…

Nimm dir trotzdem Zeit und Muse dafür. Denn diese Fragen helfen dir, dich nicht länger um das „Schwierige“ zu kreisen. Sie geben dir Fokus auf das, was dir wichtig ist und richten dich auf die Lösung aus. Das gibt dir Selbstvertrauen und den Mut, über deinen Schatten zu springen und das Thema selbstbewusst anzusprechen.

2. Du hast es mit einem „schwierigen“ Gesprächspartner zu tun

Puh, das ist echt fies. Ich weiß genau, wie es dir jetzt geht: Angst vor blöden Kommentaren, fiesen Fragen oder überrollt werden ist nur ein kleiner Teil des Horrorszenarios.

Und nein, leider habe ich keinen Schalter, der das Gespräch mit einem schwierigen Gegenüber sofort angenehmer macht. Aber ich habe eine gute Nachricht: Du kannst damit selbstbewusster umgehen, wenn du dich darauf vorbereitest.

Schritt 1- Notiere dir alle Antworten auf diese Frage:

Was genau macht deinen Gesprächspartner zu einem „schwierigen“ Gegenüber?

Hier ein paar Beispiele:

• Er/Sie lässt mich nicht zu Wort kommen
• Er/Sie hört mir nicht zu
• Er/Sie ist unfreundlich
• Er/Sie ist nicht für Ideen/Lösungen/Argumente zugänglich
• Er/Sie versteht mich einfach nicht
• Er/Sie löchert mich mit fiesen Fragen
• ….

Ich könnte die Liste wahrscheinlich endlos weiterführen. Aber ich denke, du konntest einen ersten Eindruck gewinnen. Nutze diese Impulse und notiere dir am besten gleich, was genau dich an deinem Gegenüber stört.

Was das bringen soll? Ganz einfach: Egal, wie viele Notizen du nun findest, es macht das Problem greifbarer – und somit überschaubar. Denn jetzt, da du alle „schwierigen“ Aspekte notiert hast, legst du dir einen Plan zurecht, wie du damit umgehst.

Schritt 2 – Nimm dir jeden einzelnen Aspekt und überlege dir: Wie werde ich im Gespräch damit umgehen.

Also zum Beispiel:

Wie werde ich…

• Einschreiten, wenn er/sie mich nicht zu Wort kommen lässt?
• Reagieren, wenn er/sie mir nicht zuhört?
• Reagieren, wenn er/sie unfreundlich wird?
• meine Ideen/Lösungen/Argumenten schmackhaft machen?
• So formulieren, dass er/sie mich versteht?
• Auf fiese Fragen reagieren?
• ….

Überlege dir einfache Formulierungen und Argumente, die du im Gespräch nutzen möchtest. Diese Liste wird dir helfen, Sicherheit zu gewinnen. Denn damit übernimmst du das Ruder und FÜHRST das Gespräch, statt dich den Macken und Launen deines Gegenübers hinzugeben!

3. Du glaubst, dein Gesprächsziel eh nicht zu erreichen

Tja, das kenne ich. Dank dieser Selbstzweifel habe ich mein erstes Gehaltsgespräch viele Jahre vor mir hergeschoben – und war viele Jahre unzufrieden. Mit mir, meinem Chef, meinem Gehalt und überhaupt…

Also pack deinen Mut zusammen und halte dir dein Ziel ganz klar vor Augen. Und dann stellst du dir die wichtigste Frage ever:

WIE KANN ES GEHEN?

Oft, viel zu oft lassen wir uns entmutigen, indem wir ständig darum kreisen, warum Dinge nicht gehen. Das klingt dann in etwa so:

• Der Chef gibt mir eh nicht mehr Gehalt, weil (… Platzhalter für 1001 mögliche Gründe die dagegen sprechen…)
• Der Mitarbeiter lässt sich von dem neuen Projekt eh nicht überzeugen, weil (… Platzhalter für du weißt schon was…)
• Der neue Interessent kauft mein Angebot eh nicht, weil (… Platzhalter…)
• Meine Kollegen ziehen eh nicht mit, weil (… …)

So, ich kann das alles verstehen. Aber wir drehen jetzt einfach mal den Spieß um. Und du findest zu deinem Gesprächsziel 1001 Gründe dafür, DASS ES GEHT. Das klingt dann in etwas so:

• Der Chef gibt mir mehr Gehalt, weil (… Platzhalter für 1001 mögliche Gründe die DAFÜR sprechen…)
• Der Mitarbeiter lässt sich von dem neuen Projekt überzeugen, weil (… Platzhalter für du weißt schon was…)
• Der neue Interessent kauft mein Angebot, weil (… Platzhalter…)
• Meine Kollegen ziehen begeistert mit, weil (… …)

Prima, die erste Hürde ist geschafft! Hiermit hast du dein Gehirn auf Erfolg ausgerichtet. Jetzt kannst du dir einen Plan zurechtlegen: Halte die einzelnen Schritte fest, mit denen du dein Gesprächsziel erreichen möchtest, angefangen von den Argumenten bis hin zu Formulierungen, mit denen du auf mögliche Fragen oder Gegenargumente reagieren wirst. Eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Miete bei wichtigen Gesprächen. Warum das so ist, und was du tun kannst, habe ich in diesem Blogartikel beschrieben. 

Vor allem die Formulierungen, mit denen du auf Gegenargumente, Einwände, Fragen oder ein „Nein“ reagieren willst, werden dir auf dem Weg zu deinem Ziel enorm helfen. Sie geben dir Selbstvertrauen. So du kannst dir sicher sein, dich bei Gegenwind nicht verunsichert zu fragen: „Was sag ich jetzt bloß?“ Du bleibst gelassen und lässt dich nicht so leicht von deinem Ziel abbringen. Das macht dich durchsetzungsstärker – weil du nicht beim ersten Gegenargument entmutigt einknickst. Außerdem kannst du dich besser auf das Gespräch und dein Gegenüber konzentrieren, weil du sozusagen auf alle Eventualitäten vorbereitet bist!

 

Mein Sofort-Hilfe-Tipp:

Ich liebe richtig gute Gespräche. Und ich weiß, wie schwierig manche Gespräche sind. Doch ich hoffe, dir mit diesem Artikel vor allem eines gezeigt zu haben: „So schwer isses gar nicht!“  Also, wann immer dir ein Gespräch als „schwierig“ erscheint, schnapp dir Papier und Stift und bereite dich darauf vor:

• Nimm das Gespräch in die Hand und leg dir einen Plan zurecht.
• Bereite Formulierungen vor, die dir leicht über die Lippen gehen.
• Nutze einfache, kurze Sätze in deiner Alltagssprache.

So nimmst du den Druck raus und hast immer passende Aussagen zur Hand. Mit der Vorbereitung ist es so wie früher mit dem Spickzettel: Es gibt dir Sicherheit, aber wenn es soweit ist, brauchst du ihn gar nicht! Warum eine gute Vorbereitung bereits die halbe Miete ist, und was du dafür tun kannst, habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Also, viel Erfolg bei der Vorbereitung und viel Freude am Kommunizieren!

Deine Melanie

Ps: Du stehst vor einem schwierigen Gespräch, das dir echt Bauchweh bereitet? Dann ist meine Sofort-Hilfe-Session vielleicht etwas für dich. In 90 Minuten 1:1 Coaching mache ich dich fit für dein Gespräch! Du kannst dich von Bauchweh und Grübeln ohne Ende verabschieden und gehst selbstsicher und stark in den Termin.